Rapat Pembahasan Draft Raperwal Kota Yogyakarta tentang Pengelolaan Arsip Terjaga

Hari/tgl  : Senin, 14 Juni 2021

Waktu   : 09.00  WIB – Selesai

Tempat : Rupat Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta

Peserta Rapat:

1. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta

2. Kepala Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta

3. Kepala Subbag Perundang-undangan Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta

4. Perancang Kanwil DIY

5. Perancang Kanwil DIY ( Anastasi Rani W, Chintya Insani Amelia dan Dewi Wiratri)

6. Staf Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta

Jalannya Rapat:

1.    Rapat dibuka Kepala Subbag Perundang-ndangan Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta terkait Raperwal ini kepada Bapak/Ibu dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta untuk menyampaikan maksud penyusunan Raperwal ini.

2.    Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta (Bp. Gatot)

Arsip terjaga merupakan bagian dari arsip yang menjadi tanggungjawab Dinas.

Draft ini baru 50% dan belum didiskusikan secara internal namun sudah kami kirim karena terkait adanya pengawasan internal dari ANRI.

Dinas meminta waktu untuk dapat menyusun menyempurnakan kembali draft ini dengan didiskusikan secara internal, yang kemudian akan dikirim kembali ke Bidang Hukum Kota Yogyakarta.

Dinas sebagai Lembaga Kearsipan Daerah mendampingi pencipta arsip.

3.    Bagian Hukum Kota Yogyakarta

Terkait penyusunan Raperwal tentang Pengelolaan Arsip terjaga ini yang masih dalam tahapan perumusan materi teknis kami harapkan materi muatan Raperwal ini disiapkan secara utuh.

Catatan:

·         Kota Yogyakarta sudah mempunyai Perda No 3 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, terkait dengan Arsip Terjaga harap benar-benar dicermati. Yang kemudian nanti dapat dijadikan satu dengan beberapa Perwal yang sudah ada terlebih dulu berkaitan dengan arsip yang merupakan aturan pelaksana dari Perda yang kemudian dapat dijadikan satu menjadi Perwal Juklak Perda Kearsipan

·         Kewenangan pemerintah daerah berkaitan dengan Pengelolaan Arsip Terjaga.

·         Bagian Hukum siap mendampingi dalam penyusunan.

4.    Kementerian Hukum dan HAM DIY

Raperwal ini merupakan peraturan pelaksana dari peraturan yang lebih tinggi.

Terkait dengan penyusunan Raperwal ini disarankan menjadi Raperwal tentang Juklak Perda 13 Tahun 2017 dimana dalam Perda 13/2017 terdapat 21 delegasi diatur dalam Peraturan Walikota.

Sehingga dasar penyusunan ini konsideran terdiri dari konsideran secara filosofis, sosiologis dan yuridis dalam penyusunan Raperwal ini.

Melihat draft dari Raperwal ini sama dengan Peraturan Kepala ANRI 41 Tahun 2015.

Disarankan penyusunan Raperwal ini memuat pengaturan terkait implementasi pengelolaan arsip terjaga yang bersinggungan dengan kewenangan daerah seperti kategori dipersempit.

Pengelolaan diawali dengan identifikasi, pemberkasan, pelaporan dan penyerahan.

5.    Rapat ditutup pukul 12.00 WIB.