Rapat Pembahasan

Draft Raperwal Kota Yogyakarta tentang Pengelolaan Arsip Terjaga

 

Hari/tgl  : Selasa, 7 Des 2021

Waktu   : 09.00  WIB – Selesai

Tempat : Rupat Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta

 

Peserta Rapat:

1. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta

2. Kepala Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta

3. Kepala Subbag Perundang-undangan Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta

4. Kepala Dinas Dukcapil Kota Yogyakarta

5. Kepala DPMPTSP Kota Yogyakarta

6. Kepala Dinas Pertanian dan Pangan Kota Yogyakarta

7. Kepala Bagian dan Tata Pemerintahan Setda Kota Yogyakarta

8. Perancang Kanwil DIY ( Anastasi Rani W, Chintya Insani Amelia dan Dewi Wiratri)

9. Staf Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta

 

Jalannya Rapat:

1.    Rapat dibuka Kepala Subbag Perundang-ndangan Bagian Hukum Setda Kota Yogyakarta dengan menyampaikan agenda rapat kali ini merupakan rapat pembahasan lanjutan atas Raperwal tentang pengelolaan arsip terjaga. Kepada Bapak/Ibu dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta untuk menyampaikan sudah sejauhmana progress penyusunan raperwal ini.

2.    Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta (Bp. Gatot)

Raperwal ini telah kami susun kembali dengan beberapa kali rapat internal dengan hasil sebagaimana draft yang telah kami kirim ke bagian hukum kota Yogyakarta sebagai bahan rapat hari ini. Adapun draft tersebut sudah kami sesuaikan dengan beberapa masukan dalam rapat yang terdahulu. Kami mohon kepada Kumham DIY dan Bag Hukum agar dapat mencermati kembali draft yang telah kami sampaikan ini.

3.    Kementerian Hukum dan HAM DIY

Raperwal ini merupakan peraturan pelaksana dari peraturan yang lebih tinggi. Sehingga dasar penyusunan dalam konsideran terdiri dari konsideran secara filosofis, sosiologis dan yuridis.

Melihat draft dari Raperwal ini sama dengan Peraturan Kepala ANRI 41 Tahun 2015.

4.    Pembahasan:

a.    Judul : disempurnakan menjadi “PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA”

b.    Konsideran, disempurnakan sehingga menjadi:

a.    bahwa arsip sebagai bukti rekaman penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara perlu dijaga dan diselamatkan dalam rangka mendukung keutuhan Negara Kesatuan Republik Indonesia;

b.    bahwa di Pemerintah Kota Yogyakarta terdapat Arsip Terjaga yang perlu diselamatkan untuk menjamin keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya;

c.     bahwa dalam rangka pelaksanaan pengamanan dan penyelamatan Arsip Terjaga di Pemerintah Kota Yogyakarta agar dikelola dengan baik dan benar perlu adanya pedoman pengelolaan Arsip Terjaga;

d.    bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c perlu menetapkan Peraturan Walikota tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Terjaga;

c.    Dasar Hukum, tetap.

d.    Ketentuan Umum, disempurnakan dengan:

1)     Menambahkan ketentuan umum pada angka 1, Arsip adalah … dan setelah angka 6, Pimpinan Pencipta Arsip adalah …

2)     Menyusun ulang urutan dalam ketentuan umum. (angka 109 Lampiran II UU 12/2011)

3)     Menyempurnaan ketentuan umum pada

a)    angka 4 mengenai Lembaga Kerasipan Daerah.

b)    angka 6 mengenai Pencipta Arsip.

e.    Pasal 2

1)     Pada ayat (1) diaturnya disempurnakan menjadi disusunnya.

2)     Pada ayat (2) diaturnya disempurnakan menjadi disusunnya dan kalimat “dalam rangka mendukung sampai dengan tanda titik” dihapus.

f.     Judul bab disempurnakan sehingga menjadi BAB TANGGUNGJAWAB PIMPINAN PENCIPTA ARSIP.

g.    Pasal 4 ayat (2) dipisahkan sehingga menjadi Pasal 5 (baru) sebagai berikut:

Pasal 5

Pimpinan Pencipta Arsip wajib menyerahkan salinan autentik dari naskah asli Arsip Terjaga kepada LKD paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.

h.    Pasal 5 disempurnakan dengan menambakan kata “Pimpinan” di depan frasa “Pencipta Arsip”.

i.     Pasal 6 disempurnakan dengan:

1)     Huruf b tentang arsip perbatasan wilayah, dihapus.

2)     Huruf c angka 3 disempurnakan disesuaikan dengan Perka ANRI. Angka 4 dan Angka 5 dihapus.

j.     Judul bab V disempurnakan sehingga menjadi BAB V PENGELOLAAN.

k.    Pasal 7 ayat (1) disempurnakan dengan menghapus frasa “Arsip Terjaga” setelah kata Pengelolaan pada awal kalimat.

 

5.    Rapat ditutup pukul 12.00 WIB.